| Ngày 10 tháng 3 năm 2007 lúc 14 giờ tại 14 Trường Sơn Tân Bình – HĐ Tộc Phan Việt Nam tại TPHCM đã tổ chức buổi họp I-Thành phần tham dự gồm có:
Tộc trưởng Phan Khắc Hy
Tộc phó Phan Quang Dương
TTK Phan Văn Tín
TB Lễ nghi Phan Thành
Thủ quỹ Phan Quang Kiêm
TBTT&BC Phan Chỉ
TTB Lễ tân Phan Đăng Khoa
TTB Khuyến học Phan Văn Phúc
Phan Văn Huế
II- Nội dung họp:
Đánh giá những việc đã làm trong buổi gặp mặt
1. Mở đầu Tộc trưởng Phan Văn Hy phấn khởi nói rằng chúng ta đã khá thành công.Dù đây là lần đầu nhận đăng cai tổ chức một sự kiện tộc sụ lớn của Phan tộc Việt Nam, các đại biểu tham dự tỏ ra hài lòng. Đặc biệt là mời được nguyên Thủ tướng Phan Văn Khải. Thượng tướng Phan Trung Kiên, Trưởng ban tư tưởng Văn hoá Thành Uỷ TPHCM Phan Xuân Biên… đến tham dự và phát biểu. Các ban đã phối hợp nghịp nhàng đáng khen trong thời gian hội thảo và xả trong lễ hội giỗ tổ.
2. Phần báo cáo của các ban:
- Ban lễ tân: Phan Đăng Khoa trưởng tiểu ban lễ tân báo cáo rằng nhờ sự cộng tác tích cực của các anh Phan Chỉ, Phan Quang Kiêm, Phan Văn Bốn, Phan Thành… mà ban Lễ tân hoàn thành nhiệm vụ do trưởng ban tổ chức phân công. Cụ thể Ban đã làm việc với Nhà khách T67 trước nhiều ngày để lo sắp xếp phòng hội nghị, phòng ăn, chỗ ở cho quý đại biểu, phân công tiếp đón quan khách chu đáo, phân phát tài liệu cũng như liên hệ với đài TV TPHCM để có những hình ảnh đẹp, kịp thời phục vụ đại hội, ở Lễ hội giỗ Tổ phành hành của Ban lễ tân cũng hoàn thành mỹ mãn. Bà con và quan khách đến với Lễ hội đều được tiếp rước và lo phục vụ ăn uống đầy đủ, ngon miệng.Trên 100 mâm phục vụ nên sư sã, thoải mái.
- Ban lễ nghi: ông Phan Thanh- Trưởng ban báo cáo rằng lễ hội giỗ tổ năm nay tiến bộ hơn năm trước.Cụ thể phần tấu só được rút ngắn lại, anh Phan Lâm Bửu đọc sớ khá chuẩn, phần bà con vào dâng hương cũng rất trật tự. Tuy thế bộ phận lễ tế cũng còn chưa được nhuần nhuyễn. Xin tăng cường bộ phận này.
- Tiểu ban thông tin và báo chí: Anh Phan Chí trưởng ban nói rằng Ban đã cố gắng rất nhiều trong việc phối hợp với ban Lễ tân để hoàn thành tốt việc phục vụ buổi hổi thảo. Từ liên hệ với NKT67 để bố trí, sáp xếp phòng hội nghị trước, đến thông tin liên lạc, kỹ thuật chiếu ảnh để minh hoạ cho những bài tham luận của đại biểu.Rồi quay phim chụp ảnh…Cuối cùng tuy có những trục trặc nhỏ, những gì đại biểu cần đã được cung cấp đầy đủ. Nhất là những đĩa CD ghi lại hình ảnh của toàn bộ cuộc gặp gỡ và hội thảo đều thực hiện và cung cấp đủ cho hội nghị.
- Thủ quỹ: Phan Quang Kiêm tay mặt TB kế toán Phan Thanh Sơn (vắng mặt) boá cáo tổng quát tình hình thu chi quỹ tồn và tiền mới vận động trong dịp chuẩn bị tổ chức Buổi gặp gỡ là 120 triệu tồn 7 triệu (lấy tròn số).Chi tiết cụ thể anh Sơn sẽ báo cáo rõ ràng sau.
- Phan Văn Tín – TTK (trưởng ban tổ chức buổi gặp gỡ và hội thảo) cùng Tộc trưởng Phan Khắc Hy (chủ trì cuộc họp) đúc kết: Phan Văn Tín, nhân danh ban tổ chức chân thành cảm ơn tất cả các Ban và tiểu ban được Trưởng ban tổ chức phân công và bố trí đã vì “màu cờ sắc áo” Tộc Phan Việt Nam tại TPHCM, đặc biệt là Tiểu ban Lễ tân và thông tin báo chí, ban vận động xây dựng và phát triển dòng họ, đã làm việc lăn xả cho sự thành công của hội nghị, biểu dương các anh Phan Đăng Khoa, Phan Chỉ, Phan Văn Chiến, Phan Quý Nam đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Cũng xin tỏ lòng biết ơn Thượng tướng Phan Trung Kiên. NT67 đã hỗ trợ hết mình cho sự thành công của buổi hội thảo.Xin tỏ lòng biết ơn nguyên Thủ tướng Phan Văn Khải, anh Phan Xuân Biên, TB.Tư tưởng văn hoa Thành uỷ TPHCM, đã liên tục có mặt trong buổi hội thảo và cả trong lễ hội giỗ tổ làm cho sinh hoạt Tộc sự Tộc Phan Việt Nam năm 2007 càng thêm long trọng. Xin cảm ơn ông Võ Ngọc An- GDTTNC& TH Gia phả TPHCM đã giúp cho Ban tổ chức kịp thời ra được cuốn sách Tộc Phan Việt Nam tại thành phố Hồ Chí Minh để phục vụ đại hội. Đặc biệt xin cảm ơn Ban lãnh đạo Phan Tộc Việt Nam tại Hà Nội và cá nhân ông hội trưởng Phan Hữu Dật và tổng thư ký Phan Văn Đính cụ Phan Tương tác giả cuốn họ Phan trong cộng đồng dân tộc Việt Nam, đã giúp đỡ, phối hợp tích cực, kịp thời từ khi chuẩn bị chương trình in ấn tài liệu, cung cấp đĩa CD Bài ca Phan Tộc, đến lúc diễn ra hội nghị, cảm ơn tất cả các báo cáo viên, đã có những bài báo công phu chất lượng.
Ông Phan Khắc Hy kết luận rằng tuy hội nghị có một vài thiếu sót như ban tổ chức đã phối hợp chưa chặt với bộ phận lễ tân để sót phân tuyên bố lý do ở lễ giỗ tổ. Bộ phận lễ tân lúng túng trong việc sắp xếp để chụp ảnh lưu niệm tại buổi hội thảo, việc cung cấp chưa đầy đủ tư liệu, hình ảnh cho vài vị đại biểu… Nhìn chung đại hội đã thành công. Tộc Phan Việt Nam tại thành phố Hồ Chí Minh đã để lại nhiều tình cảm tốt đẹp trong lòng quý vị đại biểu. Nhấn mạnh rằng chúng ta cần xây dựng bằng được một bộ phim ghi lại đầy đủ buổi hội thảo và Lễ hội giỗ Tổ năm 2007 để quảng bá cho bà con trong và ngoài nước biết. Việc này nhờ anh Phan Chi phụ trách.
Buổi họp chấm dứt lúc 17 giờ cùng ngày.
Thư ký Chủ toạ
(Đã ký) ( Đã ký)
Phan Văn Tín Tộc trưởng thiếu tướng
Phan Khắc Hy | 
